Mijn project werd (net) goedgekeurd, wat nu?

Leef de communicatieverplichtingen na

1. Uithangen van een affiche of plakkaat

Op de hoofdzetel van de promotor en de andere relevante locaties van het project moet een affiche (A3) of plakkaat (A4) opgehangen worden. Het sjabloon kan je terugvinden onder ‘Communicatie’ van jouw subsidiekanaal.

Neem een foto van jouw affiche of plakkaat en stop het bij jouw eerste declaratiedossier.

2. Vermelden van de logo's en slogan bij alle communicatie

Bij het ontwerpen van het communicatiemateriaal moet rekening gehouden worden met de logo’s en slogan. Voorzie ruimte voor het logo in alle communicatiematerialen van het project, inclusief documenten en sociale media.

Onder ‘Communicatie’ van jouw subsidiekanaal vind je de volgende relevante documenten terug:

  • De logo’s en slogan of banner waarin de logo’s en slogan verwerkt zijn.
  • De handleiding declareren met alle basisinformatie over communicatieverplichtingen
  • De communicatieverplichtingen in detail

3. Wat wordt er verstaan onder 'alle communicatie'?

  • Alle publicaties en promotiemateriaal: brochures, kaarten, artikels, websites, uitnodigingen, flyers, infoborden, audiofragmenten (bijv. radiospot), powerpoints …
  • Sociale media:
    • Pagina specifiek voor het project? Logo’s en slogan vermelden in banner/omslagfoto
    • Sociale media van de organisatie? Vermelding van logo’s en slogan bij relevante posts
  • Affiche/plakkaat aan de hoofdzetel van de promotor én andere relevante projectlocaties (aan te tonen bij de eerste declaratie)

Communicatiemateriaal wordt aangegeven in het voortgangsverslag. Vergeet het materiaal niet als bijlage toe te voegen (foto’s, screenshots, pdf’s en dergelijke).

Evenementen of acties? Stuur door naar platteland@oost-vlaanderen.be of via een berichtje op Facebook.

 

Bereid je voor op jouw eerste declaratiedossier

1. Bereid jouw declaratiedossier op 15 februari en/of 15 juli voor.

Wat is het?

  • Halfjaarlijkse rapportage van de voortgang van het project in een voortgangsverslag en de indiening van gemaakte kosten in kader van het project via het e-loket. Hou alle relevante documenten goed bij, vooral de facturen en de betaalbewijzen.

Wanneer?

  • Deadline 15 februari voor de periode: 1 juli – 31 december
  • Deadline 15 juli voor de periode: 1 januari – 30 juni

2. Hou de informatie van de goedkeuringsbrief en jouw projectfiche in het oog.

Goedkeuringsbrief

  • Bevat goedgekeurde subsidie, looptijd van het project en goedkeuringsvoorwaarden indien van toepassing.
  • Deze vind je terug via ‘mijn projectaanvragen’ in het e-loket. Daar klik je op ‘bijlagen’ en bij de bijlagen toegevoegd door de behandelaar zie je de goedkeuringsbrief.

Projectfiche

  • Bevat doelstellingen, indicatoren, financiën en projectplanning
  • Te downloaden in pdf-vorm via het e-loket

3. Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten bij het opstellen van een declaratiedossier?

Voortgangsverslag

  • Het voortgangsverslag moet verplicht ingediend worden bij de declaraties, ook als er geen kosten worden ingediend.
  • Indien er deelprojecten zijn, moeten de promotor alle vragen duidelijk beantwoorden voor alle deelprojecten.
  • Alle indicatoren zoals vermeld in de projectfiche moeten in het voortgangsverslag worden ingevuld. De indicatoren moeten dus actief bijgehouden worden.
  • Tip: Vul het voortgangsverslag bij elke declaratie aan door onder de vragen de datum van de declaratieperiode te vermelden, samen met de relevante informatie over deze periode.

Financieel overzicht

De ingediende kosten moeten passen binnen de aangegeven kostenposten in de projectfiche.

  • Als de ingediende kosten minder dan 10% van de totale projectkost zijn, wordt er aangeraden om geen kosten in te dienen.
  • Kleine facturen van onder 50 euro worden afgeraden.
  • Overhead wordt automatisch berekend op basis van de personeelskosten.
  • Dien geen recupereerbare btw in.
  • Bij het financieel overzicht is het van belang om de facturen en betaalbewijzen te voorzien van de projectcode en een logische nummering verbonden aan de factuurlijnen in het e-loket.
  • Wanneer voor het eerst een loonkost wordt ingediend voor een personeelslid, dient de loonfiche van de eerste maand gewerkt voor het project te worden toegevoegd als bijlage.
  • Gebruik voor alle bestanden een logische en korte naamgeving.

Bekijk zeker ook de andere punten op deze pagina.

4. Het bijhouden van de tijdsregistratie voor personeelsleden

Voor elk personeelslid dat werkt voor het project en waarvan de loonkost wordt ingediend, moet de (co)promotor een tijdsregistratie bijhouden. Voor iedere halve dag dat er gewerkt wordt aan het project, moet deze personeelsleden welke taken er in het kader van het project uitgevoerd werden.

Wees voldoende concreet bij deze registratie. Bijvoorbeeld bij een overlegmoment is het belangrijk om aan te geven wat het onderwerp was en wie aanwezig was. “Overlegmoment intern” volstaat niet.

Onder ‘Documenten declaratie’ van jouw subsidiekanaal vind je het sjabloon loonkosten terug.

5. Wet op Overheidsopdrachten én verplichte prijsvergelijking

Wet op overheidsopdrachten: Indien je moet voldoen aan de wet op overheidsopdrachten is het van belang

  • Opdrachten > € 2.500: de opdracht moet in het e-loket opgeladen worden via het tabblad ‘overheidsopdrachten’
  • Opdrachten < € 2.500: dien de opdracht NIET in op het e-loket. Deze opdrachten kunnen wel ter plaatste gecontroleerd worden
  • Indien het gaat om eenzelfde leverancier en/of verschillende facturen voor dezelfde opdracht, dan moet deze samengenomen worden.

6. E-loket

  • Het tabblad ‘vragen’ moet ieder jaar ingevuld worden. Het gaat zowel om de vraag rond de BTW en de wet op overheidsopdrachten. Dit moet telkens ingevuld worden voor de promotor en copromotoren.
  • Via het tabblad ‘declaratie’ moet het declaratiedossier ingediend worden.